Pourquoi externaliser la gestion du poste client ?

La santé financière d’une entreprise dépend en grande partie de la bonne gestion de son poste clients. Raison pour laquelle une entreprise disposant de créances doit surveiller attentivement son encours clients.

Si une stratégie de recouvrement efficace n’est pas mise en place, la trésorerie de l’entreprise et in fine sa pérennité se trouvent très vite impactées. Pour limiter le risque d’impayés et récupérer des liquidités rapidement, des entreprises font le choix d’externaliser tout ou partie de la gestion de leur poste clients. Qu’est-ce qu’un poste clients externalisé ? Pourquoi externaliser la gestion du poste clients ? Nous faisons le point dans cet article.

Que signifie externaliser la gestion du poste clients ?

Le poste clients d’une entreprise regroupe l’ensemble des créances clients (factures émises, encours, impayés). Ce poste est un actif très important pour les entreprises tant dans sa gestion que pour la pérennité de l’entreprise. Il représente environ 40 % de l‘actif total. Optimiser la gestion du poste client impacte directement sur la trésorerie de l’entreprise et donc sa bonne santé financière.

La gestion d’un poste clients comprend l’émission et l’envoi des factures, l’encaissement, la relance, les litiges, le recouvrement et le contentieux. Des factures clients impayées sont vite problématiques pour l’entreprise et leur traitement très chronophage. C’est pourquoi, des entreprises font le choix d’externaliser sa gestion, notamment le pôle relance et recouvrement. Cette solution permet de confier à une société ou un prestataire spécialisé tout ou partie de la gestion du poste clients. On parle également d’outsourcing ou BPO pour Business Process Outsourcing. Ce service délégué à un tiers, comme une société d’affacturage, permet notamment à l’entreprise de se recentrer sur ses activités principales et son cœur de métier.

Pourquoi une entreprise externalise-t-elle la gestion du poste clients ?

Une entreprise peut faire le choix d’externaliser tout ou partie de la gestion de son poste client pour plusieurs raisons :

• un besoin en fonds de roulement accru ;
• une balance âgée avec des retards de paiements supérieurs à 40 jours ;
• un encours échu supérieur à 10 % de l’encours global ;
• un service contentieux au bord de l’asphyxie en raison d’un volume croissant d’impayés ou de relances ;
• une phase de développement importante ;
• une restructuration de l’activité et des services.

Une entreprise est dépendante de la solvabilité de ses clients et de leur capacité à régler en temps et en heure leurs factures. En France, 25 % des faillites concernent des retards de paiements et impayés. La bonne gestion du poste client influe sur la capacité financière de l’entreprise. Externaliser permet de gagner en efficacité. En confiant à un prestataire le suivi des factures et la relance quotidienne des impayés, l’entreprise gagne un intérêt financier et commercial.

Quelles sont les entreprises concernées par l’externalisation du recouvrement ?

TPE, PME, entreprises de taille intermédiaire et même grandes entreprises, toutes les structures quels que soient la nature et le type d’activité, peuvent être concernées par l’externalisation de la gestion du poste clients.

Des contrats souples voire ponctuels permettent d’adapter le service en fonction des pics d’activité de l’entreprise ou de pallier une absence de service recouvrement. Les directeurs financiers des grands groupes utilisent un mandataire externe pour des opérations dites “coup de poing” de quelques semaines. Ce type de prestation complète les relances journalières de l’entreprise. Elle permet de booster la trésorerie en peu de temps en diminuant significativement le BFR.

Quels sont les avantages et inconvénients de l’externalisation de la gestion du poste clients ?

Déléguer la gestion de son poste clients à un prestataire externe présente des avantages comme :

• Améliorer la qualité du service quand les compétences ne sont pas détenues par l’entreprise.
• Assurer la continuité du service recouvrement et relance.
• Réduire les coûts de recouvrement.
• Diminuer les délais d’encaissement.
• Réduire les risques d’impayés avec la souscription d’une assurance crédit.
• Optimiser la trésorerie.
• Diminuer son besoin en fonds de roulement ou BFR.

A contrario des inconvénients existent quand une entreprise fait le choix d’externaliser la gestion de son poste client. Citons :

• une prestation payante dont le coût ne doit pas être sous-estimé ;
• une perte d’autonomie ;
• un manque de visibilité et de contrôle si les bases de la mission ne sont pas fixées clairement à la signature du contrat.

Externaliser la gestion du poste clients, partiellement ou totalement à une société d’affacturage par exemple, est une solution intéressante pour les entreprises. Gérer les relances et le recouvrement demande du temps et des compétences. Toutes les entreprises, en particulier les TPE et PME, n’ont pas forcément de service dédié en interne. Avec ce système, l’entreprise maîtrise les encours clients. Elle améliore sa trésorerie et limite les risques d’impayés. Confier la gestion de son poste clients est une décision importante. Les clients sont le bien précieux des entreprises. Trouver un prestataire de confiance pour préserver une bonne relation commerciale avec ses clients est essentiel.