Frais réels : comment calculer ses frais de repas et kilométriques pour ses impôts ?

Au moment où l'administration fiscale calcule vos impôts, une déduction de vos revenus sous la forme d'un forfait de 10 % est automatiquement appliquée, sans aucune démarche de votre part donc, si vous êtes salarié. Cette déduction est destinée à prendre en compte les frais occasionnés par votre activité professionnelle tels que vos dépenses de transport ou de repas notamment.

Toutefois, vous pouvez opter pour une autre forme de calcul de vos impôts si vous estimez que vos frais professionnels sont supérieurs à cette déduction de 10 %. Dans ce cas, vous disposez en effet de la possibilité de demander la réduction de ces frais pour leur montant réel, à condition que ces derniers puissent être justifiés. C'est pourquoi ce dispositif d'imposition est appelé "frais réels". La déduction des frais réels s'applique à tous vos revenus salariaux et concerne notamment vos frais de repas et ceux en lien avec vos déplacements domicile-travail dans la limite d'un kilométrage limité.

Calculer ses frais kilométriques dans le cadre de la déclaration de ses frais réels

Pour le calcul de votre impôt sur le revenu d'une année donnée, vous pouvez choisir de déclarer le montant réel de vos frais de transport occasionnés par vos déplacements domicile-travail l'année précédente, à la place de bénéficier de la déduction forfaitaire de 10 % appliquée automatiquement par l'administration fiscale.

Il s'agit bien de vos seuls frais de transport liés à votre activité professionnelle et que vous pouvez justifier, quelle que soit la distance que vous avez parcourue, si les services fiscaux vous demandent des preuves au moyen de factures, de tickets de péage, etc.

Concrètement, il s'agit de déduire de vos revenus bruts imposables déclarés le montant des frais que vous avez réellement engagés pour effectuer avec votre propre véhicule vos déplacements domicile-travail.

Ces frais réels déductibles dits "frais kilométriques" comprennent en fait un ensemble de dépenses en lien avec le kilométrage parcouru à titre professionnel : la dépréciation de votre véhicule sur une année, les frais de son entretien, de réparation, d'assurance, de stationnement, ou encore vos dépenses de carburant.

L'administration fiscale prend en compte ces frais réels de transport dans la limite d'un certain kilométrage effectué, soit 80 km maximum aller-retour par jour.

Si vous habitez à moins de 40 km de votre lieu de travail, vous pouvez considérer la totalité de vos frais kilométriques dans le calcul de vos frais de transport à déclarer. Sinon, la prise en compte du kilométrage est limité à 40 km (ou 80 km aller-retour par jour).

Malgré tout, si vous résidez à plus de 40 km de votre lieu de travail, vous pouvez considérer l'intégralité de vos kilomètres parcourus à la condition toutefois que vous puissiez justifier de circonstances familiales ou sociales particulières (difficultés à trouver un autre emploi près de votre domicile, précarité de votre emploi, ou encore, par exemple, l'exercice d'une activité professionnelle de votre conjoint à proximité de votre domicile commun). Dans ce cas, ces raisons doivent faire l'objet d'une note explicative jointe à votre déclaration de revenus.

Si vous utilisez votre véhicule pour vos déplacements liés à votre activité professionnelle, vous disposez de 2 solutions :

• vous pouvez déduire les dépenses réelles que vous avez engagées, sauf celles en lien avec vos frais de péage, de garage, de parking ou avec les intérêts afférents à l'achat à crédit de votre véhicule. Ces dernières dépenses ne peuvent, en effet, pas être supérieures au barème kilométrique déterminé par l'administration fiscale qui fixe des montants pour une distance parcourue identique en fonction de la puissance administrative de votre véhicule ;
• ou vous pouvez appliquer justement les barèmes définis par l'administration fiscale et qui diffèrent selon votre situation.

L'ensemble des barèmes de l'administration fiscale prennent en compte la dépréciation du véhicule, les frais d’achat des casques et des protections s'il s'agit d'une moto, les frais de réparations et d’entretien du véhicule, les dépenses de pneumatiques, la consommation de carburant et les primes d’assurance, hormis les frais de stationnement et de péage qui peuvent être déduits en supplément sous réserve de pouvoir présenter des justificatifs.

Ces barèmes concernent autant la déclaration de frais de déplacement domicile-travail, que ceux en lien avec les déplacements professionnels pendant les heures de travail avec votre véhicule personnel.

D'autre part, ils peuvent être utiliser pour calculer les frais réels de déplacement que vous soyez propriétaire de votre voiture, qu'il s'agisse d'un véhicule de location (mais, dans ce cas, les loyers payés ne peuvent pas être déduits en plus du barème), ou d'une voiture que l'on vous prête gratuitement à condition toutefois de pouvoir justifier que vous prenez en charge la quote-part des frais couverts par le barème en lien avec l’usage professionnel de votre véhicule.

Il faut savoir aussi que les frais de covoiturage engagés pour vous rendre à votre travail constituent des frais professionnels déductibles si vous optez pour la déduction des frais réels.

Concernant les barèmes déterminés par l'administration fiscale, il en existe 3 pour les véhicules thermiques, à hydrogène et hybrides (1 pour les voitures, 1 pour les deux-roues de cylindrée supérieur à 50 cm³ et 1 pour ceux de cylindrée inférieure à 50 cm³ ).

À savoir : le montant des frais réels de déplacement occasionnés par une activité professionnelle avec un véhicule 100 % électrique que vous pouvez déduire de vos revenus peut aussi être calculé sur la base des mêmes barèmes mais ils sont majorés de 20 %. De plus, pour ce type de véhicules, les barèmes de l'administration fiscale prennent aussi en compte les frais de location et de recharge de la batterie.

Détail des barèmes kilométriques applicables en cas de déclaration de ses frais réels

Les barèmes kilométriques qu'il est possible d'utiliser pour déduire ses frais de déplacement de ses revenus, et mis à disposition de l'administration fiscale pour aider les contribuables qui choisissent de déclarer leurs frais réels, prennent en compte la distance parcourue en kilomètre (appelée d), qui est ensuite multipliée par des indices déterminés par les services fiscaux pour obtenir le montant des frais réels à porter sur sa déclaration de revenus.

Barème des indemnités kilométriques pour une voiture

Pour une voiture d'une puissance fiscale de 3 CV et moins :

• jusqu'à 5 000 km parcourus à titre professionnel : d * 0,529
• de 5 001 à 20 000 km : (d * 0,316) + 1 065
• au-delà de 20 000 km : d * 0,370

Pour une voiture d'une puissance fiscale de 4 CV :

• jusqu'à 5 000 km : d * 0,606
• de 5 001 à 20 000 km : (d * 0,340) + 1 330
• au-delà de 20 000 km : d * 0,407

Pour une voiture d'une puissance fiscale de 5 CV :

• jusqu'à 5 000 km : d * 0,636
• de 5 001 à 20 000 km : (d * 0,357) + 1 395
• au-delà de 20 000 km : d * 0,427

Pour une voiture d'une puissance fiscale de 6 CV :

• jusqu'à 5 000 km : d * 0,665
• de 5 001 à 20 000 km : (d * 0,374) + 1 457
• au-delà de 20 000 km : d * 0,447

Pour une voiture d'une puissance fiscale de 7 CV et plus :

• jusqu'à 5 000 km : d * 0,697
• de 5 001 à 20 000 km : (d * 0,394) + 1 515
• au-delà de 20 000 km : d * 0,470

Barème des indemnités kilométriques pour un deux-roues de cylindrée supérieure à 50 cm³

Pour une cylindrée d'une puissance de 1 à 2 CV :

• jusqu'à 3 000 km : d * 0,395
• de 3 001 à 6 000 km : (d * 0,099) + 891
• au-delà de 6 000 km : d * 0,248

Pour une cylindrée d'une Puissance de 3 à 5 CV :

• jusqu'à 3 000 km : d * 0,468
• de 3 001 à 6 000 km : (d * 0,082) + 1 158
• au-delà de 6 000 km : d * 0,275

Pour une cylindrée d'une puissance de plus de 5 CV :

• jusqu'à 3 000 km : d * 0,606
• de 3 001 à 6 000 km : (d * 0,079) + 1 583
• au-delà de 6 000 km : d * 0,343

Barème des indemnités kilométriques pour un cyclomoteur d'une puissance de 50 cm³ et moins

• Jusqu’à 3 000 km : d * 0,315
• De 3 001 à 6 000 km : (d * 0,079) + 711
• Au-delà de 6 000 km : d * 0,198

Pour vous aider à évaluer vos frais réels qui doivent être reportés sur votre déclaration de revenus avec ces barèmes kilométriques, le site Internet des impôts met à votre disposition un simulateur qui vous donne directement leurs montants en renseignant simplement le type de véhicule que vous utilisez, sa puissance et le nombre de kilomètres parcourus dans l'année.

Le calcul des frais de repas dans le cadre de la déclaration de ses frais réels

De la même manière que vos frais de déplacement, vous avez la possibilité de déduire de vos revenus imposables vos frais de repas liés à votre activité professionnelle si vous ne pouvez pas les prendre chez vous en raison de vos horaires de travail ou de l’éloignement de leur domicile, à condition de pouvoir fournir des justificatifs.

Il s'agit là de déduire les dépenses supplémentaires que vous engagez pour manger par rapport au prix d'un repas qui aurait été pris à votre domicile, et dont le montant est évalué par l'administration fiscale chaque année. Son coût est ainsi de 5 euros actuellement.

Vous disposez de 2 modes de calcul pour évaluer vos frais réels de repas dans ce cas en fonction de votre situation :

• si vous ne disposez pas d'un mode de restauration collective sur votre lieu de travail ou à proximité, ce montant de frais supplémentaires liés à vos repas que vous pouvez déduire de vos revenus est égal à la différence entre le prix que vous avez réellement payé pour vous nourrir pendant votre journée de travail et le montant d'un repas prix chez vous défini par l'administration fiscale. Dans le cas où vous n'avez pas de justificatifs détaillés de vos frais de repas, les frais supplémentaires pris en compte sont évalués à 5 euros ;
• si vous avez à disposition une restauration collective dans votre entreprise ou à proximité, vous avez la possibilité de déduire de vos revenus le montant de vos frais de repas calculé comme la différence entre le prix de vos repas pris dans cette restauration collective et le montant d'un repas pris à la maison déterminé par les services fiscaux.

Dans le deux cas, si vous bénéficiez de tickets-restaurants dans votre entreprise, vous devez soustraire de l'une ou l'autre de ces sommes calculées précédemment la part de ces tickets-repas financée par votre employeur.

Frais réels : comment ça marche sur la déclaration de revenus ?

Si vous pensez que la déduction de vos revenus imposables de vos frais réels liés à votre activité professionnelle (de repas ou de déplacement) est plus intéressante pour vous que la déduction forfaitaire de 10 % appliquée automatiquement par l'administration fiscale car vos frais sont supérieurs à ces 10 %, vous devez indiquer ces frais réels sur votre déclaration de revenus.

Plus précisément, une fois calculés, les montants de l'ensemble de ces frais réels doivent être reportés dans les cases 1AK à 1DK de votre déclaration de revenus sans les soustraire du montant déclaré dans les cases 1AJ à 1DJ, c'est-à-dire la ligne dédiée aux traitements et salaires.

Vous devez aussi, le cas échéant, ajouter à vos salaires déclarés les aides ou les remboursements versés par votre employeur pour financer vos frais professionnels (par exemple la part qu'il finance pour des tickets-restaurants).

Dans la rubrique "Informations" de votre déclaration en ligne, ou en joignant une note annexe à votre déclaration format papier, vous devez également indiquer la nature et le montant de vos frais réels.

Vous n'avez pas besoin de joindre à votre déclaration de revenus les justifications de vos frais réels. En revanche, vous devez les conserver précieusement si l'administration fiscale vous les demande à l'occasion d'un contrôle fiscal, par exemple.